Qu’est –ce qu’une secrétaire indépendante ou une télésecrétaire ?
D’après la définition Réverso : « une télésecrétaire est une personne effectuant du télésecrétariat, activité de secrétariat à distance, les textes étant transmis par télécommunication, saisis et renvoyés soit par voie postale, soit par télécommunication ».
Cela résume assez bien, mais on peut rajouter que la télésecrétaire peut être salariée d’une entreprise ou à son propre compte. Travailler de son bureau, mais aussi être amenée à se déplacer dans les bureaux de son client.
On peut la nommer de différentes façons : télésecrétaire, secrétaire indépendante ou freelance, assistante administrative indépendante ou freelance, assistance commerciale, assistante virtuelle …
Qui peut faire appel à une secrétaire indépendante ?
Tous les professionnels qui ont besoin d’une prestation de secrétariat que ce soit ponctuellement ou régulièrement, quelques heures par semaine ou par mois et n’ont pas la nécessité d’embaucher une secrétaire pour autant. Faire appel à une secrétaire indépendante leur permet de se décharger de la gestion administrative qu’ils gèrent souvent eux-mêmes et de gagner du temps pour leurs clients.
Pourquoi faire appel à une secrétaire à distance, plutôt que d’embaucher une secrétaire ?
Les raisons peuvent être nombreuses :
· Vous n’avez besoin d’aide que pour quelques heures par semaine ou par mois, l’embauche se révèle donc coûteuse et laborieuse pour si peu,
· Vous n’avez pas les moyens d’acheter du matériel pour une secrétaire, de payer les cotisations, les congés payés et maladies…
· Vous n’avez pas de local pour embaucher une secrétaire,
· Votre secrétaire est absente, faire appel à une intérim à chaque fois coûte cher. De plus, il y a une perte de temps pour la former à chaque fois si ce n’est pas la même qu’on vous envoie,
· Vous (ou votre secrétaire) faites face à une surcharge de travail ponctuellement,
· Vous gérez vous-même votre administratif, ce qui vous prend du temps et empiète sur vos heures de travail ou de loisirs,
· Vous n’avez pas le temps de gérer tout votre administratif, vous faites donc au plus urgent et laissez de côté des tâches telles que la relance des impayés. Ces derniers atteignent finalement des sommes astronomiques,
· Vous ne pouvez pas travailler et répondre au téléphone en même temps,
· Vous ne savez tout simplement pas faire une tâche en particulier.
Quelles tâches peut effectuer une secrétaire indépendante ?
· Tâches administratives : saisie de documents, transcription de réunions ou de comptes rendus, mise en page, relecture, mise sous plis, création et/ou mise à jour de bases de données, publipostage, …
· Gestion commerciale : devis, factures, relances d’impayés, suivi de dossiers, création et/ou mise à jour de fichiers (clients, fournisseurs, produits…), gestion de votre SAV…
· Organisation et communication : organisation d’événements, gestion de votre agenda, suivi de vos mails, recherches internet, création et mise à jour de vos réseaux sociaux, …
Retrouvez une liste plus complète par activité sur ce lien.
Quels sont les avantages à faire appel à une secrétaire indépendante / télésecrétaire ?
· La simplicité : pas de formalités administratives, pas d’engagement.
· Le coût : facturation sans surprise, pas de salaire mensuel, de cotisations sociales, d’arrêt de travail ou de congés à payer. Vous payez uniquement le travail effectué. Vous pourrez éventuellement déduire la facture de vos charges.
· La flexibilité : tarifs adaptés à vos besoins : à l’heure, à la mission, … S’il y a un mois où vous n’avez pas besoin des services de Bee Assistance, vous n’aurez rien à payer. Horaires adaptables en fonction de vos besoins. Je me déplace dans vos locaux ou travaille depuis mon bureau.
· La rapidité : délais respectés même en cas d’urgence.
Fiabilité, qualité et confidentialité : profitez de mon expérience en toute tranquillité.
Comment fonctionne une secrétaire indépendante ?
· Prenez contact par téléphone, mail ou via le formulaire de contact : nous étudierons ensemble vos besoins.
· Un devis gratuit vous sera présenté sous 48h.
· Vous retournez le devis signé à Bee Assistance.
· Vous envoyez vos documents par mail, fichiers partagés, courriers,…
· Le travail est effectué en fonction de vos délais et vos consignes et vous sera retourné au plus tôt.
· Vous recevez une facture identique au montant du devis.
Quelle est ma durée d’engagement ? Quelles sont mes obligations ?
Vous n’avez aucune durée d’engagement, ni aucune obligation. Seul le travail effectué est facturé.
La secrétaire indépendante peut-elle intervenir dans mes bureaux ?
Oui si vous êtes situé sur la périphérie dijonnaise, je peux intervenir dans vos bureaux.
Quelle est la garantie que mes données seront confidentielles ?
En tant que secrétaire, j’ai un devoir de discrétion vis-à-vis de mes clients et je peux signer un accord de confidentialité si vous le souhaitez, mais il va sans dire que les données de mes clients avec ou sans accord signé restent dans tous les cas confidentielles.
Quels sont les tarifs d’une secrétaire indépendante ?
Les tarifs d'une secrétaire indépendante peuvent aller de 25 à 40€ de l'heure, mais peuvent aussi être établis en fonction de la tâche (par exemple pour de la permanence téléphonique, ce sera un tarif à l'appel, ou pour de la transcription un tarif à la minute audio...). S'il y a un déplacement dans vos locaux des frais de déplacement peuvent également être ajoutés... Il est donc important d'en discuter au préalable afin d'établir vos besoins et de vous proposer un devis au plus juste.
Comment suis-je facturé ?
Une facture est éditée le 1er de chaque mois pour le travail effectué le mois échu, payable à réception. Je note toutes les heures ou toutes les tâches effectuées chaque mois, afin d’éditer mes factures. Le relevé d’heures est consultable sur simple demande.
Quels moyens de paiement acceptez-vous ?
Vous pouvez régler par virement ou chèque.
Comment obtenir un devis ?
Il suffit de me contacter pour que nous puissions discuter ensemble de vos besoins afin d’établir ensuite un devis adapté.
Comment contacter Bee Assistance ?
Vous pouvez me contacter par téléphone au 07 82 77 46 81
