Simple et efficace, la communication par mail peut aussi très rapidement être source de problèmes, si l'on n’y prête pas attention.
Un mail envoyé trop vite, non relu, sans la pièce jointe ou encore envoyé au mauvais destinataire peut avoir des conséquences.
Alors, comment communiquer efficacement par mail ?
1/ Les contacts
On commence par vérifier le ou les contacts et leur adresse mail pour être sûr de l’envoyer au bon destinataire et que l'adresse soit correcte.
Si on répond à un mail, on fait attention à bien cliquer sur répondre ou répondre à tous, suivant si on veut répondre à la personne qui nous a contactés ou à toutes les personnes en copie.
On pense à mettre en « cci » si on veut mettre une personne en copie cachée.
2/ L’objet
Un objet clair et précis permettra à notre contact de connaître le pourquoi du mail et de le retrouver plus facilement par la suite.
Si la personne ne répond pas tout de suite, notre mail va vite se retrouver noyé au milieu d’autres. Il sera plus facilement repérable si l’objet est clair.
Attention à ne pas mettre de ponctuation, à ne pas l’écrire en majuscule et aux spams words… qui risquent d’envoyer votre mail directement dans les spams.
3/ La politesse
Les formules de politesse et la tournure du mail sont un point majeur du mail.
Si on débute notre mail adressé à notre patron en lui disant « Salut boss », au lieu de « Bonjour Monsieur X », je ne suis pas sûre qu’il sera ouvert à lire la suite.
On reste courtois et poli tout au long.
On finit, bien sûr, par une formule de politesse et sa signature (avec son téléphone pour que le destinataire puisse nous joindre, si besoin).
4/ Le contenu
Attention à la longueur de son mail. Mieux vaut être concis que de faire de longues phrases et des mails de 5 pages qui décourageront le lecteur dès l'ouverture.
Mieux vaut abréger au maximum pour faire un mail court et précis. Pas plus de 15 – 20 lignes. Si le destinataire a besoin de précisions, il demandera.
On structure son mail également pour que ça ne parte pas dans tous les sens.
5/ Les pièces jointes
Qui n’a pas déjà cliqué sur « envoyer » en se disant au même moment qu’il n’avait pas mis la pièce jointe ?
L’astuce : au moment où vous dites dans votre mail que vous mettez en pièce jointe… vous le faites ! Ça évite les oublis par la suite.
Attention à la taille des pièces jointes. Si votre fichier est trop volumineux ou si vous avez plusieurs fichiers ou même des dossiers à envoyer, passez par WeTransfer ou TransferNow.
6/ La relecture
On prend le temps de se relire et si on n’est pas très doué en orthographe et en grammaire, il existe des correcteurs en ligne gratuits (Reverso, par exemple), surtout si c’est un mail important.
La relecture est l'occasion de vérifier qu’on a bien mis le ou les bons destinataires, l’objet, si le contenu du mail est compréhensible et s’il y a bien la ou les pièces jointes.
Enfin, on peut cliquer sur Envoyer !