Il y a beaucoup à dire sur les appels d’offres, alors je vais essayer de simplifier au mieux et de résumer sans rentrer dans des détails trop techniques pour expliquer ce qu’est un appel d’offres pour les novices. Je vous ferai grâce de toutes les abréviations, des différents types de procédures et des chiffres des différents seuils pour simplifier au mieux.
Pour tout ce qui est acronyme, je vous ai fait un petit décodeur.
Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?
C’est une offre à candidature des collectivités publiques aux entreprises.
Lorsqu’une collectivité publique doit engager des dépenses dépassant certains seuils, elle ne peut pas faire appel au prestataire de son choix. Elle est dans l’obligation de mettre en concurrence plusieurs entreprises et de déposer pour cela un appel d’offres.
Ces collectivités peuvent être des mairies, le département, la région, les ministères, les hôpitaux, l’armée, la gendarmerie, les universités, les logements sociaux, les services du gaz, de l’électricité, de l’eau, des transports…
Il peut s’agir aussi bien de travaux, que de services ou de fournitures.
Il s’agit là d’une véritable opportunité pour gagner de nouveaux clients à laquelle les chefs d’entreprise ne pensent pas souvent ou, de par sa complexité, décourage certains à tenter leur chance.
Qui peut postuler à un appel d’offres ?
La majorité des entreprises peuvent postuler dès lors qu’elles sont aptes à répondre à la demande et que celle-ci correspond à son domaine d’activité.
Attention toutefois, si vous avez déjà eu des démêler avec la justice ou si vous n’êtes pas à jour avec l’administration fiscale, vous pourrez faire l'objet d'une interdiction de soumissionner.
Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour candidater :
Seul : si l'entreprise peut prendre en charge la totalité du contrat. Attention, si vous faites 30 000 € de chiffres d'affaires par an et que vous candidatez pour un chantier à 2 millions, on va probablement vous refusez, en déduisant que vous n'avez pas les moyens techniques ou en main-d’œuvre pour une telle offre. Ne soyez pas trop gourmand ou sachez vous adapter, avec les propositions ci-dessous.
En lot : pour certains dossiers, l’appel d’offres est découpé en lots (par exemple pour des travaux de construction, il peut être proposé un lot à une société de maçonnerie, un lot à une société d'électricité, un lot à société de plomberie… et chacun pourra déposer son dossier en choisissant le lot pour lequel il candidate, en fonction de son domaine de compétence).
En groupement d’entreprises : le temps d’un contrat, vous allez pouvoir vous regrouper avec d’autres entreprises complémentaires à la vôtre ou similaires si la charge de travail proposée est trop lourde pour vous (exemple : vous proposer des plateau-repas pour les maisons de retraite, vous pouvez former un groupement avec une personne qui assurera le transport le temps du contrat et candidater ensemble et/ou vous associez à un collège si vous n'avez pas la capacité de faire les XX repas par semaine demandés ).
Avec un sous-traitant : enfin, il vous est également possible de candidater en intégrant un sous-traitant au contrat, si vous n’êtes pas apte à faire l’intégralité (exemple : vous êtes graphiste, vous candidatez pour la refonte d’une charte graphique et la création des outils de communication, mais vous n’avez pas les moyens de proposer l’impression à grande échelle qui est demandée, vous pouvez sous-traiter l’impression, en indiquant bien dans le dossier qui sera votre sous-traitant et les conditions tarifaires).
Dans tous les cas, le principal étant de proposer un dossier clair, net et précis des tenants et aboutissants de chacun des interlocuteurs, ainsi que les tarifs.
Où trouver les appels d’offres ?
Toutes les démarches sont dématérialisées et les annonces sont publiées sur des plateformes internet. Parmi les plus utilisées :
PLACE
Territoires Numériques
AWS
Marchés Sécurisés
Klekoon
Marcheonline
Achatpublic.com
Il existe aussi des plateformes propres à chaque région.
Au-delà de certains seuls, les collectivités doivent publier également leurs offres sur le BOAMP (Bulletin Officiel des Annonces de Marchés Publics) et au JOUE (Journal Officiel de l’Union Européenne).
Comment postuler à un appel d’offres ?
1/ Commencez par lire dans le règlement de consultation
Ce document vous donnera les indications sur l’offre (ce qui est attendu, le montant, les pièces à fournir…). Si vous souhaitez ensuite postuler, télécharger toutes les pièces fournies.
Attention à la date limite de dépôt du dossier. Laissez-vous bien le temps, car la préparation du dossier est longue. Pensez également au temps nécessaire s’il faut une signature électronique, que vous devez demander. Il faut un délai pour l’obtenir auprès d’un organisme spécialisé.
2/ Constituez votre dossier
C’est là que cela se complique, il ne s’agit pas d’un simple formulaire à remplir, mais de plusieurs documents à bien compléter, dont la grille tarifaire et un mémoire technique.
Ces deux derniers vont faire l’objet d’une note, afin de retenir le candidat. Il est donc très important de bien prendre son temps et de bien présenter ces documents. Un tarif trop bas ou trop élevé peut être éliminatoire, mais un mauvais mémoire technique aussi. Selon le système de notation, l’un peut être plus important que l’autre. Et on peut avoir des ratios de 70/30 pour l'un ou l'autre, aussi bien que du 50/50.
Pour vous aider à la rédaction du mémoire technique et à la constitution du dossier : le CCTP (oui, il y a tout un tas de noms barbares qui font peur quand on ne connaît pas, d'où le décodeur que je vous propose), il s’agit du Cahier des Clauses Techniques Particulières. Il vous informera sur les demandes précises de la collectivité (appelé dans le jargon pouvoir adjudicateur) et le CCAP (Cahier des Clauses Administratives Particulières).
N’hésitez pas à poser vos questions si vous en avez, sur la plateforme où l’annonce est parue. Les questions des autres peuvent aider également à monter le dossier, donc vérifiez de temps en temps s’il y en a.
Prenez bien le temps de vérifier votre dossier avant de l’envoyer, car toute demande incomplète ou ne respectant pas toutes les clauses demandées est éliminée automatiquement. Vérifiez par exemple, que le format de vos documents correspond à la demande (Word, Excel, PDF…), s’il faut transmettre un dossier avec vos pièces ou fichier par fichier… Ce sont des détails, mais qui peuvent faire la différence.
3/ Envoyez de votre dossier
Une fois tous les documents complétés et le mémoire technique rédigé, vous pouvez envoyer votre dossier. Pour cela, il faut retourner sur la plateforme où l’offre a été mise, pour déposer son dossier. Attention à bien respecter les délais.
Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante peut faire pour vous ?
Une secrétaire indépendante peut :
faire de la veuille pour vous, c’est-à-dire surveiller les différentes plateformes, afin de voir si des appels d’offres correspondent à votre profession et si vous pouvez y postuler (en fonction de votre chiffre d’affaires par rapport au prix du marché proposé, de la prestation demandée, de vos compétences….).
Retirer le dossier.
Remplir avec vous le dossier. Elle pourra faire le plus gros, mais il faudra travailler conjointement sur le mémoire technique et lui fournir tous les documents relatifs à votre société.
Elle s’occupera du dépôt de questions et de la surveillance de celles des concurrents.
Elle veillera à ce que le dossier soit complet et l’enverra.
En cas de refus, elle pourra demander au pouvoir adjudicateur les raisons du refus et les caractéristiques de l'offre acceptée, afin de savoir, quels points améliorés pour la prochaine demande.